Noteringar i Vitec om lägenhetsstatus vid sanering, vanvård eller rökskador

Syfte: säkerställa att samtliga medarbetare är medvetna om lägenheters status avseende sanering, vanvård eller rökskador, samt att denna information används vid intern hantering av hyresgäster som önskar flytta till en ny lägenhet och säga upp sin nuvarande lägenhet. Syftet är även att skydda fastighetens standard och värde, förhindra att problem upprepas i en ny lägenhet samt säkerställa att alla medarbetare arbetar utifrån samma information och rutiner. 

Notering i Vitec ska göras när:
Pågående sanering mot ohyra förekommer (t.ex. vägglöss,  kackerlackor). Lägenheten bedömts  utöver normalt slitage.  eller misstänkt  ( vara rökskadad eller nikotinskadad utöver normalt slitage. (Kan upptäckas vid besiktning, arbete i lägenhet eller liknande)

När ska HJS kontaktas?  
Lägenheten bedömts som vanvårdad (t.ex. kraftig nedsmutsning eller  skador till följd av bristande vårdplikt) .

Det förekommer bristande samarbete från hyresgästen kopplat till  ovanstående, eller annan allvarlig omständighet som påverkar  bedömningen av hyresgästens skötsel, samarbete eller möjligheten till  intern flytt .

För att skapa en notering i Vitec:
KC skickar ärendet vidare till förvaltningen eller HJS - Notering gör förvaltningen eller HJS 

Skapa en notering  enligt nedan  under ”Anteckningar”  så snart informationen är känd.  i  Vitec på hyresgästens kort enligt nedan så snart informationen är känd. Notering gör förvaltningen eller HJS.  

Noteringen ska innehålla: 

• Typ av problem (ohyra, vanvård, rökskada/nikotinskada)
• Datum när problemet upptäcktes
• Åtgärd som pågår eller genomförts (t.ex. sanering)

Eventuell kommentar om status efter åtgärd (t.ex. “lägenheten godkänd efter sanering”) . Om sanering har slutförts och lägenheten bedöms som godkänt ska notering tas bort från hyresgästens anteckning i Vitec Hyra .

Noteringar ska göras på följande sätt i hyresgästens kort i Vitec Hyra: ➢ ”Intern flytt – kontroll krävs pga Vanvård ” ➢ ”Intern flytt – kontroll krävs pga pågående Sanering ” ➢ ”Intern flytt – kontroll krävs pga Rökskador ” ➢ ”Intern flytt – kontroll krävs pga Bristande samarbete ”

Information till uthyrningen

Uthyrare ska alltid kontrollera noteringar i Vitec Hyra innan interna lägenhetsbyten eller ny uthyrning.

Hyresgäster med lägenheter som har pågående saneringsarbete, är vanvårdade eller har rökskador ska som huvudregel inte erbjudas intern flytt.

Undantag kan göras om lägenheten har haft ohyra men bedöms som fullt godkänd efter avslutad behandling. Detta ska dokumenteras i Vitec .

Kommunikation med hyresgästen 

• Hyresgästen informeras om att lägenhetens status påverkar möjligheten till interna byten.
• Det betonas att hyresgästen ansvarar för skador/vanvård/ohygien i sin nuvarande lägenhet och att liknande beteende kan förväntas fortsätta i en ny lägenhet om flytt tillåts.
• En eventuell besiktning kan utföras i lägenheten för att bekräfta eventuell misskötsamhet och eller skador i lägenh eten.
• Eventuella undantagsfall ska alltid hanteras av ansvarig uthyrare i samråd med uthyrningschef eller HJS .

Uppföljning

• Kontrollera att åtgärder genomförs enligt plan (t.ex. sanering).
• Efter avslutad åtgärd uppdateras Vitec med slutstatus (godkänd/ej godkänd).
• Noteringar sparas tills det är klart att problemet inte längre föreligger