Notering i Vitec ska göras när:

• Pågående sanering mot ohyra förekommer (t.ex. vägglöss, kackerlackor).
• Lägenheten bedömts eller misstänkt vara rökskadad eller nikotinskadad utöver normalt slitage. (Kan upptäckas vid besiktning, arbete i lägenheten eller liknande).

När ska HJS kontaktas?

• Lägenheten bedömts som vanvårdad (t.ex. kraftig nedsmutsning eller skador till följd av bristande vårdplikt).
• Det förekommer bristande samarbete från hyresgästen kopplat till ovanstående, eller annan allvarlig omständighet som påverkar bedömningen av hyresgästens skötsel, samarbete eller möjligheten till intern flytt.

2. Notering i Vitec

• Skapa en notering under ”Anteckningar” i Vitec på hyresgästens kort enligt nedan så snart informationen är känd. Notering görs av förvaltningen eller HJS.

• Noteringen ska innehålla:
• Typ av problem (ohyra, vanvård, rökskada/nikotinskada)
• Datum när problemet upptäcktes
• Åtgärd som pågår eller genomförts (t.ex. sanering)
• Eventuell kommentar om status efter åtgärd (t.ex. “lägenheten godkänd efter sanering”). Om sanering har slutförts och lägenheten bedöms som godkänt ska notering tas bort från hyresgästens anteckning i Vitec Hyra.

Noteringar ska göras på följande sätt i hyresgästens kort i Vitec Hyra:

• ”Intern flytt – kontroll krävs pga Vanvård”
• ”Intern flytt – kontroll krävs pga pågående Sanering”
• ”Intern flytt – kontroll krävs pga Rökskador”
• ”Intern flytt – kontroll krävs pga Bristande samarbete”

3. Information till uthyrningen

• Uthyrare ska alltid kontrollera noteringar i Vitec Hyra innan interna lägenhetsbyten eller nyuthyrning.
• Hyresgäster med lägenheter som har pågående saneringsarbete, är vanvårdade eller har rökskador ska som huvudregel inte erbjudas intern flytt.
• Undantag kan göras om lägenheten har haft ohyra men bedöms som fullt godkänd efter avslutad behandling. Detta ska dokumenteras i Vitec.

4. Kommunikation med hyresgästen

• Hyresgästen informeras om att lägenhetens status påverkar möjligheten till interna byten.
• Det betonas att hyresgästen ansvarar för skador/vanvård/ohygien i sin nuvarande lägenhet och att liknande beteende kan förväntas fortsätta i en ny lägenhet om flytt tillåts.
• En eventuell besiktning kan utföras i lägenheten för att bekräfta eventuell misskötsamhet och eller skador i lägenheten.
• Eventuella undantagsfall ska alltid hanteras av ansvarig uthyrare i samråd med uthyrningschef eller HJS.

5. Uppföljning

• Kontrollera att åtgärder genomförs enligt plan (t.ex. sanering).
• Efter avslutad åtgärd uppdateras Vitec med slutstatus (godkänd/ej godkänd).
• Noteringar sparas tills det är klart att problemet inte längre föreligger och sedan tas det bort.